I en medlemsdemokratisk förening sker beslutfattande på olika nivåer. Generellt är medlemmar eller styrelse beslutsfattare i principiella eller strategiska frågor. Operativa beslut är däremot delegerade till fackkompetens i kansliorganisationen. Det är viktigt att både känna till och respektera gränserna.
Att olika typer av frågor behandlas på olika sätt, innebär att man behöver känna till föreningens organisationsstruktur – var olika beslut hör hemma. Vi går igenom de huvudsakliga nivåerna:
Årsmötet
Högsta beslutande organ i en förening är årsmötet. Här fattar medlemmarna besluten, enligt principen en medlem, en röst. Eftersom svensk idrott är organiserad som en representativ demokrati, är den viktigaste punkten vid årsmötet vanligtvis medlemmarnas val av förtroendevalda. Främst gäller dessa val ordförande och ledamöter i styrelsen samt ledamöter i valberedningen. I övrigt kan exempelvis strategiska eller för föreningen principiellt viktiga frågor lyftas för årsmötesbeslut.
Se mer om årsmötesfrågor i del 9.
Styrelsen
Mellan årsmötena representeras medlemmarna av de förtroendevalda, styrelseledamöterna. Styrelsen bär alltså medlemmarnas beslutsmandat under verksamhetsåret. Det betyder att styrelsens mandat är avgränsat på ungefär samma sätt som medlemmarnas vid årsmöte: styrelsen ska främst hantera strategiska och principiella frågor. Detta gäller särskilt när det är fråga om större föreningar med någon form av kansliorganisation.
Mer om styrelsens mandat och arbete i del 3.
Verksamheten – kansliorganisationen
Den dagliga, operativa verksamheten sköts av de anställda på kanslierna och i sporten. Verksamheten leds av en högste operativ chef – en klubbchef, VD eller liknande.
På denna nivå är inte demokratisk representativitet den styrande principen. Här bör fackkompetens, branscherfarenhet och operativa bedömningar baserade på nuläge, prioriteringar, målsättningar och beräkningar av insats kontra utfall styra besluten.
Verksamheten ska drivas i enlighet med de riktlinjer som anges i styrdokument och medlemmarnas respektive styrelsens principbeslut; kansliorganisationen har ett ansvar att säkerställa det. I enskilda frågor och detaljer bör medlemmar eller styrelse däremot inte vara beslutsfattande. De har sannolikt varken den kompetens eller, särskilt i medlemmarnas fall, den information som krävs.
Exempel: styrelsen kan, i samtal med den sportsliga ledningen, ha fattat beslut om en värvningspolicy med ett fokus på rekrytering av talanger under en viss ålder, för att bygga värde i spelartruppen. Med policyn på plats, bör det vara upp till sportsligt ansvariga tjänstemän – föreningens expertis – att välja vilka talanger som ska värvas.
Mera om kansliverksamheten i del 5.
Medlemmarnas påverkan på driften
Om föreningen, år ut och år in, drivs på ett sätt som medlemmarna inte uppskattar, så är det inte så att de exempelvis bör ta ett medlemsbeslut om att avsätta klubbchefen. Den beslutsgång som gäller, är då att hålla styrelsen ansvarig för sina strategiska beslut – exempelvis vilken klubbchef som anställts, eller vilka strategiska planer som fastslagits. Är de inte nöjda med styrelsens bedömningar, så får de välja in nya förtroendevalda som de litar mera på. Den nya styrelsen får i sin tur hantera ansvaret för utvärdering av den operativa ledningen i föreningen.
Mer om hur medlemmarna kan granska sina förtroendevalda i del 4.
En del av att vara en ansvarsfull medlem, är att hålla sig informerad om och respektera föreningens struktur. Det är nödvändigt för att över tid kunna bygga en stark och långsiktigt hållbar förening.
I del 3 tittar vi närmare på styrelsen.
(Vi har i den här serien fått hjälp med formalia av juristen Christine Stridsberg. Stort tack för hjälpen).
